Il nuovo corso tracciato dal MIT – Ministero dell’Innovazione Tecnologica – con l’ampio progetto e-government, trova in IS® una forte razionalizzazione nell’area tematica del knowledge management volta al trattamento efficace di quell’asset immateriale che è il patrimonio di conoscenza di un’Amministrazione.
La soluzione IS® costituisce un importante punto di consistenza in contesti che hanno per obiettivo la gestione della comunicazione verso il cittadino e le imprese.
La soluzione è costruita con tecnologie e strumenti di Content Management, cosicché è direttamente impiegabile per la realizzazione di portali informativi complessi dotati di funzionalità spinte; estremamente significativa è la possibilità di utilizzare due diverse modalità di gestione ed accesso alle sezioni informative:
- Accesso manager, tipicamente riservato agli utenti interni.
- Accesso Client, attraverso il portale Web dell’Amministrazione, tramite un’apposita area di ingresso utilizzabile da Cittadini, Professionisti, Imprese.
Obiettivi:
Gli obiettivi conseguiti dalla soluzione IS® sono:
- Protocollo elettronico (gestione e/o integrazione con la procedura esistente);
- Automatizzazione del processo di redazione, dei documenti strutturati (delibere, ordinanze, determine, ecc.);
- Standardizzazione della gestione dei documenti per il processo di redazione, autorizzazione, certificazione, pubblicazione;
- Semplificazione delle comunicazioni tra Enti dell’Amministrazione;
- Introduzione di modalità semplificate nella gestione corrente delle informazioni e della documentazione;
- Impostazione di strategie informative adeguate alle esigenze dei diversi Utenti;
- Disponibilità per il Cittadino e le Imprese di consultazione, direttamente da casa e in tempo reale, delle informazioni o dei documenti emessi dalla Pubblica Amministrazione;
- Drastica riduzione dell’utilizzo e dello scambio di documentazione cartacea.
Reticolare:
L’Organizzazione reticolare che caratterizza molte realtà amministrative (ad esempio Regione-Province-Amministrazioni Locali o, Comunità-Comuni, ecc.) necessita di condivisione delle informazioni pur nella piena autonomia di ogni Ente che, pur appartenendo alla Rete, ha interesse a gestire autonomamente documentazione di esclusivo interesse.
IS® è idoneo a supportare efficacemente la realizzazione del network knowledge, particolarmente utile ad Enti decentrati sul territorio, come Province, Regioni o Comunità che possono usufruire di canali di comunicazione interna particolarmente efficaci.
In tal modo, le amministrazioni locali che insistono sullo stesso territorio, come i piccoli Comuni, possono usufruire di un elevato servizio di gestione delle informazioni.
Base di Conoscenza:
L’Organizzazione reticolare che caratterizza molte realtà amministrative (ad esempio Regione-Province-Amministrazioni Locali o, Comunità-Comuni, ecc.) necessita di condivisione delle informazioni pur nella piena autonomia di ogni Ente che, pur appartenendo alla Rete, ha interesse a gestire autonomamente documentazione di esclusivo interesse.
IS® è idoneo a supportare efficacemente la realizzazione del network knowledge, particolarmente utile ad Enti decentrati sul territorio, come Province, Regioni o Comunità che possono usufruire di canali di comunicazione interna particolarmente efficaci.
In tal modo, le amministrazioni locali che insistono sullo stesso territorio, come i piccoli Comuni, possono usufruire di un elevato servizio di gestione delle informazioni.
Organizzazione:
IS® organizza le informazioni in componenti elementari di conoscenza, le pubblicazioni. Tutte le pubblicazioni sono suddivisibili in varie tipologie (“deliberazioni”, “ordinanze”, “determine”, “bandi”, ecc.), ogni pubblicazione ricomprende vari elementi (esempio una deliberazione di Consiglio, allegati, ecc.), ed informazioni specifiche.
Il corpus documentale è caratterizzato
- da “attributi” (come data di pubblicazione, oggetto, numero di protocollo, ecc.);
- da una serie di riferimenti ad altri corpus documentali e/o oggetti esterni (per esempio a sezioni di siti e/o portali web di riferimento per le delibere inserite nel “fascicolo”);
- da una serie di altri riferimenti interni (quali le chiavi di ricerca implicite e/o esplicite per il reperimento dell’oggetto;
- IS® consente, inoltre, di attribuire ad ogni pubblicazione une serie di policy di accesso per la consultazione effettuata dai destinatari, cioè gli utenti interessati alla pubblicazione stessa.
Garanzie di Utilizzo:
Con IS®, si può completamente descrivere, l’organigramma dell’amministrazione in termini di gruppi di appartenenza (Segreteria Generale, Servizio Economato, altro) e dei ruoli amministrativi (es. Sindaco, Segretario Generale, applicato, etc.), al fine di ritagliare le visibilità specifiche sulla base di conoscenza e assegnare i compiti di supervisione delle attività.